ERP operativo
Un ERP para la administración de una exportadora de madera: órdenes de compra, registros del SII, cartolas, pagos y documentos de exportación, en un solo lugar.
- Rol
- Único ingeniero
- Cliente
- Una exportadora de madera en Chile
- Año
- 2023
- Estado
- Construido y probado; falta el piloto
- Tecnologías
- Frappe Framework 15, Python, Vue 3, MariaDB, Redis, Docker Compose, Nginx, wkhtmltopdf, Mailpit
El encargo
Un ERP para una exportadora de madera en Chile, construido en 2023. Cubre compras, cuentas por pagar, el banco, los libros del SII, los expedientes de exportación y los correos a proveedores. La contabilidad, la facturación, las remuneraciones y el inventario quedan fuera, y el banco y el SII se importan desde archivos, sin conexión directa.
Lo que decide una persona
Si una fila importada es nueva, un duplicado o queda fuera, y por qué. Qué facturas paga un cargo bancario, y cuánto de cada una. Quién aprueba una orden de compra. Si un expediente de exportación se cierra con un documento faltante, algo que solo puede hacer un administrador, con un motivo.
Lo que impone el sistema
Nadie aprueba su propia orden de compra. Un pago nunca supera lo adeudado ni lo que queda del cargo bancario, aunque dos personas lo apliquen al mismo tiempo. Volver a importar los registros del SII conserva los pagos ya hechos. Un pago confirmado solo se deshace con una reversa con motivo, y ambos quedan en el historial.
Una cartola importada después de su revisión, con datos de ejemplo.
- Antes de guardar nada, cada fila se cuenta como nueva, duplicada o excluida.
- Una fila excluida conserva el motivo que alguien dio.
- Una fila que coincide con un movimiento ya registrado se muestra junto a él. La misma fecha y el mismo monto no bastan para declararla duplicada.
- Se confirma en un solo paso. El archivo original y cada decisión quedan guardados.
Qué cubre
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Comprar.
Una orden de compra pasa a una segunda persona para su aprobación y luego al proveedor como PDF. Un cambio después de aprobada es una orden nueva, vinculada, que necesita otra aprobación.
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Importar.
Las cartolas y los libros de compras y ventas del SII entran como archivos CSV o Excel. Cada fila se revisa antes de guardarse, y el archivo original queda adjunto.
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Pagar y conciliar.
Un cargo bancario puede pagar varias facturas, en parte o completas. El sistema sugiere las facturas cuyo saldo o proveedor coincide con el cargo, y muestra cada saldo antes y después de confirmar el pago.
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Exportar.
Cada embarque tiene un expediente con los documentos que necesita, con plazos y alertas. Se cierra cuando están los obligatorios.
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Escribir a proveedores.
Una campaña genera un correo por contacto, fijo y revisado antes del envío, con un solo intento cada uno. Un resultado dudoso pasa a una persona y nunca se reenvía automáticamente.
En cifras
- 1.356 filas de 23 archivos de registros del SII de la empresa, en copias con nombres y RUT reemplazados, pasadas por el importador en una prueba que no dejó nada guardado
- 76 pruebas automáticas: aprobaciones, importaciones, pagos, reversas y lo que puede ver cada rol
- 4 roles: administrador, usuario, aprobador y solo lectura. Aprobar órdenes de compra no da acceso a las finanzas.
IA en este proyecto
No en el producto: no corre ningún modelo, y las sugerencias de conciliación salen de reglas. Agentes de programación con IA escribieron buena parte del código, con reglas que fijé yo: cada regla de negocio se valida en el servidor, nada se guarda antes de que una persona lo revise y no se envían correos reales durante las pruebas.